Điều lệ hoạt động Hội

Điều lệ hoạt động Hội

Điều lệ Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam

[Điều khoản chung]

Điều 1[Tên gọi]

Hiệp hội có tên gọi là: Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam
Tên tiếng Anh: The Japan Business Association in Vietnam
Tên viết tắt bằng tiếng anh: [JBAV]

Điều 2「Mục đích」

  1. Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam được thành lập với mục đích nhằm giao lưu, nâng cao tình thân thiết giữa các hội viên, và tạo mối quan hệ hữu hảo, giao lưu văn hóa giữa hai nước Nhật – Việt, đồng thời thúc đẩy hợp tác thương mại và kinh tế giữa hai nước.
  2. Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động không vì mục đích lợi nhuận. Ngoài ra, Hiệp hội không triển khai dự án vì mục đích lợi nhuận cho một cá nhân hoặc pháp nhân và đoàn thể. Hiệp hội không tham gia hoạt động chính trị.

Điều 3[Trụ sở chính, Chi nhánh]

Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam đặt trụ sở tại Hà Nội, nếu cần thiết sẽ lập chi nhánh văn phòng đại diện.

Điều 4[Văn phòng]

Hiệp hội đặt văn phòng tại Hà Nội.

[Hội viên]

Điều 5:[Hội viên]

  1. Hiệp hội gồm có các hội viên sau đây.
    a. Những pháp nhân Nhật Bản hoặc Pháp nhân có gốc Nhật Bản đã đăng ký với Chính phủ Việt Nam, có trụ sở như văn phòng tại nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
    b. Ngoài ra, bao gồm cả pháp nhân mà Chủ tịch Hiệp hội cho phép tham gia với tư cách là hội viên.
  2. Hội viên cần phải thuộc một [Chi hội] nào đó của Hiệp hội.
  3. Hội viên có quyền biểu quyết, quyền tuyển cử, và quyền bầu cử để có thể tham gia vào đại hội toàn thể (Đại hội đại biểu) và Chi hội.

Điều 6[Thủ tục kết nạp hội viên]

  1. Để xin kết nạp vào Hiệp hội cần phải có 1 hội viên và được 1 ủy viên của chi hội muốn gia nhập giới thiệu.
  2. Muốn gia nhập Hiệp hội cần phải làm đơn xin gia nhập (theo mẫu quy định của Hiệp hội), xin Hội trưởng và có sự đồng ý của chủ tịch Hiệp hội.

Điều 7[Chấm dứt/Khai trừ tư cách hội viên]

  1. Hội viên có thể ra khỏi Hiệp hội bằng cách làm đơn theo mẫu và gửi cho Hội trưởng.
  2. Hội trưởng có thể xin sự đồng ý của Chủ tịch Hiệp hội và khai trừ hội viên trong những trường hợp sau đây.
    a. Hành vi của hội viên trái với Điều lệ Hiệp hội và không thích hợp với tư cách là hội viên.
    b. Hành vi của hội viên gây tổn hại đến uy tín của Hiệp hội hoặc gây tổn thất cho Hiệp hội.
    c. Hội viên không đóng hội phí trên 6 tháng
  3. Nếu hội viên chấm dứt hoặc bị khai trừ ra khỏi Hiệp hội sẽ không được trả lại hội phí đã nộp.

Điều 8[Cố vấn danh dự, Chủ tịch danh dự, Cố vấn]

  1. Hiệp hội ủy thác Đại sứ đặc mệnh toàn quyền Nhật Bản tại Việt Nam làm cố vấn danh dự. Ngoài ra, Công sứ Nhật bản tại Việt Nam làm Chủ tịch danh dự.
  2. Hiệp hội có thể xin sự phê chuẩn của Chủ tịch Hiệp hội để ủy thác nhà trí thức Nhật bản tại Việt Nam làm cố vấn.
  3. Tuy nhiên, cố vấn danh dự, chủ tịch danh dự, cố vấn không có quyền biểu quyết, quyền tuyển cử và quyển bầu cử.

[Ủy viên quản trị]

Điều 9[Ủy viên quản trị]

  1. Ủy viên quản trị là người quản lý được các chi hội mà hội viên trực thuộc tuyển chọn và là người đại diện của công ty được bổ nhiệm theo mục 5) điều 11 của bản điều lệ này. Nhưng nếu trong trường hợp người đại diện không thường trú thì có thể chọn người được người đại diện đó chỉ định làm người đại diện.
  2. Số lượng ủy viên quản trị của từng chi hội do Chủ tịch Hiệp đội đề xuất và sẽ quyết định ở Ban quản trị.
  3. Nhiệm kỳ quản trị là 1 năm kể từ ngày tổ chức đại hội toàn thể nhiệm kỳ cho đến đại hội toàn thể nhiệm kỳ sau. Ủy viên quan trị có thể tái nhiệm.
    Khi ủy viên quản trị nghỉ hưu mà chưa kết thúc nhiệm kỳ sẽ được chọn lại theo mục 1) của điều này.

Điều 10[Ủy viên Ban chấp hành]

  1. Ủy viên Ban chấp hành sau làm việc tại Hiệp hội. Nhiệm kỳ là 1 năm kể từ ngày tổ chức đại hội toàn thể nhiệm kỳ cho đến đại hội toàn thể nhiệm kỳ sau.
    a. Chủ tịch Hiệp hội
    b. Phó Chủ tịch Hiệp hội (bố trí nếu cần thiết)
    c. Chi hội trưởng
    d. Trưởng ban chấp hành
    e. Kế toán

Điều 11[Nhiệm vụ của ủy viên Ban chấp hành và phương pháp tuyển chọn]

  1. Chủ tịch Hiệp hội đại diện quản lý tài sản của Hiệp hội, đồng thời điều hành các hoạt động của Hiệp hội. Phương pháp tuyển chọn là ủy viên quản trị trong nhiệm kỳ cùng bầu chọn ứng cử viên Chủ tịch Hiệp hội và quyết định sau khi đại hội toàn thể nhiệm kỳ thông qua.
  2. Nếu thấy cần thiết bố trí phó Chủ tịch Hiệp hội thì Phó Chủ tịch Hiệp hội là người giúp giúp việc Chủ tịch trong công tác quản lý, điều hành hoạt động của Hiệp hội. Phương pháp tuyển chọn là do ủy viên quản trị nhiệm kỳ tiến cử một trong số các hội viên và được quyết định sau khi thông qua.
  3. Phương pháp tuyển chọn từng Trưởng ban chấp hành là do ủy viên quản trị nhiệm kỳ tiến cử một trong số hội viên và được quyết định sau khi thông qua.
  4. Hơn một nửa Ủy viên Ban chấp hành (trừ Chi hội trưởng) là được chọn từ ủy viên quản trị đã được từng chi hội chọn.
  5. Hội viên không phải là ủy viên quản trị được chọn ở chi hội nếu được bổ nhiệm từ người ứng cử Chủ tịch Hiệp hội với tư cách là ủy viên Ban chấp hành thì sau khi người ứng cử Chủ tịch Hiệp hội được đồng ý ở đại hội toàn thể trở thành ủy viên quản trị theo nghị quyết của đại hội và có quyền biểu quyết và các quyền lợi khác.
  6. Ủy viên Ban chấp hành khi nghỉ hưu mà vẫn chưa kết thúc nhiệm kỳ thì người kế nhiệm sẽ được tuyển chọn lại theo phương pháp tuyển chọn ủy viên chấp hành qui định ở điều này. Mặc dù ở mục 4) điều 14 và mục 1) điều này có quy định nhưng nếu Chủ tịch Hiệp hội không phải là người kế nhiệm trong đại hội toàn thể thì có thể quyết định ở cuộc họp Ban quản trị. Người đại diện lâm thời trong trường hợp Chủ tịch Hiệp hội bị tai nạn, cần phải báo cáo với Ban quản trị để các thành viên trong ban chấp hành cùng bàn bạc lựa chọn và quyết định.

Điều 12[Sự miễn trách]

Ủy viên Ban quản trị, Ủy viên Ban chấp hành, cố vấn, kế toán, kiểm tra viên không nhận thù lao đối với các nhiệm vụ trong nhiệm kỳ đó.

[Đại hội Đại biểu]

Điều 13[Đại hội toàn thể]

  1. Hiệp hội là cơ quan biểu quyết cao nhất tại đại hội toàn thể.
  2. Đại hội toàn thể là đại hội toàn thể nhiệm kỳ và đại hội toàn thể bất thường. Đại hội toàn thể nhiệm kỳ tổ chức mỗi năm một lần, còn đại hội toàn thể bất thường được tổ chức khi Chủ tịch Hiệp hội hay Ban quản trị thấy cần thiết, hoặc khi có yêu cầu của trên 1/5 tổng số hội viên.
  3. Đại hội toàn thể tổ chức khi hơn nửa số hội viên tham dự, hoặc có giấy ủy nhiệm.
    Nghị quyết hay phê chuẩn cần phải có sự tán thành của hơn nửa số người tham gia.
  4. Đại hội toàn thể biểu quyết hoặc thừa nhận các điều khoản sau.
    a.  Thay đổi điều lệ
    b.  Giải thể
    c.   Bổ nhiệm và phế nhiệm chủ tịch
    d. Thông qua dự toán và quyết toán
    e. Quyết định lệ phí gia nhập hội viên
    f.  Quyết định qui chuẩn dự toán kinh phí
    g. Thành lập và cải tổ chi hội

Điều 14[Ban quản trị]

  1. Ban quản trị gồm có Trưởng ban quản trị, ủy viên danh dự, cố vấn và kiểm tra viên, là những người quản lý các hoạt động chính của hiệp hội.
    Ban quản trị có thể cho phép người đại diện tham dự.
    Ngoài ủy viên Ban quản trị và người đại diện đó không có quyền biểu quyết.
  2. Họp Ban quản trị gồm có họp Ban quản trị nhiệm kỳ và họp Ban quản trị bất thường. Theo nguyên tắc, Ban quản trị nhiệm kỳ tổ chức họp mỗi năm 1 lần và họp Ban quản trị bất thường khi Chủ tịch Hiệp hội thấy cần thiết, hoặc khi có yêu cầu của hơn 1/3 số ủy viên Ban quản trị thì Chủ tịch Hiệp hội sẽ triệu tập cuộc họp đó.
  3. Họp Ban quản trị được tổ chức khi có hơn nửa ủy viên Ban quản trị tham dự, để biểu quyết hoặc phê chuẩn cần phải có trên một nửa người tham gia có quyền biểu quyết tán thành.
  4. Họp Ban quản trị để họp bàn, biểu quyết hoặc thông qua các điều khoản dưới đây.
    a. Họp bàn và quyết định các đề xuất tại đại hội toàn thể
    b. Thông qua việc gia nhập và quyết định khai trừ hội viên
    c. Quyết định số lượng ủy viên Ban quản trị của từng chi hội
    d. Bổ nhiệm hoặc phế nhiệm ủy viên chấp hành (trừ chi hội trưởng)
    Tuy nhiên, chi hội trưởng được quyết định tại đại hội toàn thể.
    e. Thành lập, cải tổ Ban thường trực; quyết định phương pháp tổ chức và vận hành Ban thường trực
    f. Thành lập, cải tổ ủy ban đặc biệt; và thông qua, quyết định ban này
    g. Bổ nhiệm và phế nhiệm chánh văn phòng
    h. Ngoài ra, họp bàn các điều khoản cân thiết khác để đạt mục đích của đại hội

Điều 15[Chi hội và Ban thường trực]

Thành lập Chi hội và Ban thường trực sau đây trong Hiệp hội để hoạt động, điều tra và lập dự án.

  1. Chi hội
    Hiệp hội thành lập nhiều chi hội theo quyết định của đại hội toàn thể để đạt được mục đích của Hiệp hội. Các chi hội tổ chức họp mặt nếu cần thiết để báo cáo cuộc họp ủy viên Ban quản trị hay trao đổi thông tin trong chi hội. Mỗi chi hội bầu một chi hội trưởng và phó chi hội trưởng. Phương pháp tuyển chọn được quyết định thông qua sự lựa chọn chung của các hội viên trực thuộc chi hội từ ủy viên Ban quản trị chi hội nhiệm kỳ. Nếu chi hội trưởng và phó chi hội trưởng nghỉ hưu trong khi vẫn còn nhiệm kỳ thì ủy viên Ban quản trị chi hội sẽ chọn người kế nhiệm. Tên chi hội được mô tả trong phụ lục - 1 (Appendix -1).
  2. Ban thường trực
    Hiệp hội thành lập nhiều ủy ban theo quyết định của Ban quản trị để thực hiện các hoạt động, điều tra các vấn đề đã định và lập kế hoạch dự án. Các ủy ban tổ chức hội họp định kỳ, tiến hành các hoạt động của từng lĩnh vực đã định và báo cáo cho Ban quản trị.
    Các Ban bổ nhiệm trưởng ban, phó trưởng ban về nguyên tắc được chọn trong số ủy viên Ban quản trị.
    Danh sách các Ban chuyên môn được mô tả trong phụ lục 1.

Điều 16[Ban chấp hành]

Hiệp hội thành lập hai Ban chấp hành với tư cách là cơ quan thi hành.

  1. Trưởng Ban thường trực gồm có Chủ tịch Hiệp hội, các Phó Chủ tịch và Trưởng Ban thường trực nằm trong số ủy viên qui định ở điều 11 của điều lệ này. Ban thường trực do Chủ tịch Hiệp hội chủ trì họp mỗi tháng 1 lần định kỳ, nhưng nếu cần thiết Chủ tịch Hiệp hội có thể tổ chức họp đồng thời với Ban quản trị. Ngoài ra cũng có thể triệu tập bất thường.
  2. Đại hội Chi hội gồm có Chủ tịch Hiệp hội, các phó Chủ tịch Hiệp hội và các chi hội trưởng thuộc ủy viên qui định tại điều 11 của bản điều lệ này.
  3. Ban chấp hành họp bàn và đưa ra quyết định đối với các điều khoản sau.
    a. Họp trù bị về những điều khoản sẽ được bàn bạc và quyết định ở Ban quản trị.
    b. Quyết định các điều khoản không thuộc điều khoản do đại hội toàn thể và Ban quản trị họp bàn và thông qua được qui định tại mục 4) điều 13 của bản điều lệ này.
    Tuy nhiên, nếu có việc khẩn cấp thì dù là những điều khoản cần biểu quyết, phê chuẩn của Ban quản trị thì vẫn có thể quyết định với điều kiện báo cáo sau cho Ban quản trị và xin thông qua sau.
    c. Quyết định người thay thế tạm thời chức vụ Chủ tịch Hiệp hội khi chủ tịch bị tai nạn.

Điều 17[Ban đặc biệt]

  1. Hiệp hội này có thể thành lập và cải tổ Ban đặc biệt khi nhận được sự thông qua của Ban quản trị để điều tra và họp bàn điều khoản đặc biệt. Về nguyên tắc, Chủ tịch Hiệp hội có thể chỉ định trưởng ban trong số hội viên. Trưởng ban được đồng ý và quyết định trong Ban quản trị.
  2. Về nguyên tắc, Trưởng ban có thể chỉ định ủy viên từ trong số hội viên. Ủy viên được đồng ý và quyết định trong Ban quản trị.

Điều 18[Văn phòng Hiệp hội]

  1. Đặt Văn phòng Hiệp hội tại trụ sở của Hiệp hội.
  2. Văn phòng Hiệp hội gồm Chánh văn phòng và nhân viên văn phòng.
  3. Chánh văn phòng do Chủ tịch Hiệp hội tiến cử, được Ban quản trị thông qua theo khoản g. mục 4) điều 14 của Bản điều lệ này.
  4. Chánh văn phòng có thể tham dự đại hội toàn thể, họp Ban quản trị, họp chi hội, họp ủy ban thường trực và ủy ban đặc biệt.
  5. Nhân viên chịu sự bổ nhiệm của Chủ tịch Hiệp hội và chánh văn phòng.
  6. Văn phòng Hiệp hội triển khai công việc tổng hợp cần thiết liên quan đến hoạt động của Hiệp hội theo sự chỉ đạo của chánh văn phòng.

[Kế toán]

Điều 19[Kế toán]

  1. Kế toán đảm nhiệm nghiệp vụ kế toán của Hiệp hội.
  2. Phương pháp tuyển chọn do người ứng cử Chủ tịch Hiệp hội tiến cử từ trong số cán bộ thuộc nhiệm kỳ, thông qua và quyết định trong Ban quản trị thuộc nhiệm kỳ.

Điều 20[Ban kiểm tra]

  1. Ban kiểm tra kiểm soát hoạt động tài chính của Hiệp hội. Ban kiểm tra có thể tham dự cuộc họp Ban quản trị.
  2. Phương pháp tuyển chọn do người ứng cử Chủ tịch Hiệp hội tiến cử trong ủy viên nhiệm kỳ, thông qua và quyết định trong cuộc họp ủy viên nhiệm kỳ.

Điều 21[Phí gia nhập Hiệp hội và phí hội viên]

  1. Nguồn vốn hoạt động của Hiệp hội từ phí gia nhập Hiệp hội, phí hội viên và tiền tài trợ. Tiêu chuẩn tính phí gia nhập và phí hội viên được quyết định tại đại hội toàn thể. Tiêu chuẩn tính phí hội viên mô tả trong phụ lục 2.
  2. Phí hội viên nộp trước 12 tháng theo yêu cầu từ Văn phòng hiệp hội.
  3. Cố vấn danh dự, ủy viên danh dự, cố vấn không phải nộp phí hội viên.

Điều 22[Năm tài chính]

Năm tài chính của Hiệp hội từ ngày 1 tháng 4 năm nhiệm kỳ cho đến ngày 31 tháng 3 năm sau.

Điều 23[Quyết toán]

Kế toán thực hiện quyết toán vào 31/3 hàng năm, sau khi ban kiểm tra kiểm tra kế toán thì Ban quản trị trong nhiệm kỳ xem xét và quyết định để trình báo cáo kế toán lên đại hội toàn thể nhiệm kỳ và xin thông qua.

Điều 24[Dự toán]
Văn phòng Hiệp hội xây dựng bản dự toán trong vòng 1 năm kể từ ngày 1 tháng 4 hàng năm, sau khi Ban quản trị trong nhiệm kỳ xem xét và quyết định cần phải trình bản dự toán đó lên đại hội toàn thể nhiệm kỳ để xin thông qua.

[Các vấn đề khác]

Điều 25[Giải thể]

Hiệp hội có thể giải thể với những lý do sau.

  1. Giải thể khi được nghị quyết tại đại hội toàn thể.
  2. Khi chính phủ Việt Nam hoặc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội yêu cầu giải thể.

Khi giải thể Hiệp hội, nếu còn thừa tài sản sau khi trả hết nợ thì sẽ được quyết định phương pháp xử lý tiếp theo tại đại hội toàn thể.

Điều 26[Hiệu lực thi hành]

Điều lệ hoạt động của Hiệp hội được ban hành ngày 25 tháng 4 năm 1998, đã có hiệu lực từ ngày 9 tháng 9 năm 1998, là ngày chính phủ Việt Nam phê chuẩn.

Sửa đổi lần 1: Năm 1999 Ngày 23 tháng 4
Sửa đổi lần 2: Năm 2000 Ngày 28 tháng 4
Sửa đổi lần 3: Năm 2001 Ngày 25 tháng 4
Sửa đổi lần 4: Năm 2004 Ngày 21 tháng 4
Sửa đổi lần 5: Năm 2005 Ngày 28 tháng 4
Sửa đổi lần 6: Năm 2006 Ngày 15 tháng 12
Sửa đổi lần 7: Năm 2008 Ngày 25 tháng 4
Sửa đổi lần 8: Năm 2010 Ngày 22 tháng 4
Sửa đổi lần 9: Năm 2011 Ngày 22 tháng 4
Sửa đổi lần 10: Năm 2012 Ngày 25 tháng 4

 

Phụ lục 1

Danh sách Chi hội và các Ban chuyên môn

[Chi hội doanh nghiệp]

a. Chi hội thương mại
b. Chi hội xây dựng
c. Chi hội công nghiệp
d. Chi hội bảo hiểm tài chính
e. Chi hội dịch vụ, .v.v.
f. Chi hội vận tải

[Ban chuyên môn]

a. Ban trường học
b. Ban thể thao văn hóa
c. Ban môi trường sống
d. Ban thông tin tuyên truyền
e. Ban xúc tiến đầu tư
f. Ban môi trường kinh doanh
f'. Ban đặc biệt như Tổ công tác sáng kiến chung Nhật Việt thuộc Ban môi trường kinh doanh
g. Ban quan hệ công chúng
h. Ban diễn đàn kinh doanh
i. Ban hội nghị kinh tế Nhật Bản
j. Ban hệ thống thuế
k. Ban cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội
l. Ban đặc biệt đào tạo nguồn nhân lực
m. Ban đặc biệt năm hữu nghị Việt Nam - Nhật Bản